Efficiënter werken voor chaotische mensen

Extremely messy workbench of compulsive hoarder

Van nature heb ik geen structuur. Ons huis is daar een voorbeeld van. Over het algemeen is het georganiseerde chaos. Dat vind ik 90% van de tijd ook fijn. Totdat de opruimwoede het overneemt en alles weer een keer strak moet zijn. Zo ook mijn bureau over het algemeen. Ik bewaar te veel (of gooi te weinig weg) maar ik weet wel altijd alles te vinden.

Het enige waarmee ik dat niet kan is mijn agenda. Een onoverzichtelijke agenda of te veel open taken die niet ingepland staan geven mij een onrustig gevoel. Een gevoel dat ik niks af ga krijgen of dat het allemaal te veel is terwijl dat helemaal niet zo is.

De oplossing: het weekschema
geïnspireerd op Stephen Covey.

Een jaar of 10 geleden las ik Covey voor het eerst en een poos terug besloot ik het opnieuw te ‘lezen’ door middel van het luisterboek ‘De Kleine Covey’. Wederom kwam ik aanraking met zijn krachtige principes van leven. Zijn principes en levensfilosofie zijn goed te gebruiken om je werk te plannen. Uiteindelijk heet zijn boek niet voor niets de 7 habits of highly effective people. Ik schrijf hieronder uitsluitend over het opbouwen van een weekschema n.a.v. deze principes. De volledige 7 eigenschappen leer je natuurlijk het best door het boek te lezen. Een echte aanrader!

Je rollen en de bijbehorende doelen

Het begon met het nadenken over de rollen die ik heb en de taken die daarbij horen. Ik voel mezelf zakenvrouw, partner, moeder, familielid, vriendin en verzorger. Jij bent misschien zakenman of zakenvrouw, werknemer, leerling, docent, partner, kind, ouder, verzorger, sporter, etc. Bij al deze rollen horen verantwoordelijkheden en taken. De belangrijkste doelen per week schrijf ik per rol op. Ik denk na over wat ik wil bereiken en wat er moet gebeuren. Wat vind jij belangrijk?

Sidenote: het helpt hierbij als je ook je persoonlijke missie hebt gedefinieerd. Lees hierover meer en schrijf ‘m voor jezelf via: https://msb.franklincovey.com/

Zelfontwikkeling en groei

Ik bedenk ook hoe ik mezelf scherp ga houden deze week. Hoe ga je mezelf uitdagen en fit houden op fysiek, mentaal, spiritueel en emotioneel/sociaal vlak? Door ook altijd hierin te investeren zorg ik voor mezelf. Het zorgt ervoor dat mijn belangrijkste productiemiddel (ikzelf namelijk) scherp blijft en goed kan functioneren, zowel zakelijk als privé! Ik hou bijvoorbeeld van tennis en wandelen. Daar wil ik wekelijks tijd voor maken. Bovendien mediteer ik graag en maak ik tijd voor mij vriend. Dit schrijf ik ook op.

De timemanagement matrix

Vervolgens werk ik met de matrix van urgentie en belang. Deze vier kwadranten geven veel inzicht in welke taken prioriteit moeten zouden krijgen en consequent gebruik van deze matrix zorgt er op den duur voor dat je efficiënter wordt in je werk (en leven).

In kwadrant 1 ben ik alleen maar aan het reageren. Je kunt hier niet proactief zijn en als ik daar te veel in zet raak je ontzettend gestressed. In kwadrant 3 ben ik bezig met de taken en problemen van anderen. Het is afleiding die me van mijn werk houdt. Kwadrant 4 moet ik (en iedereen) zo veel mogelijk vermijden. Het wordt ook wel het ‘vluchtkwadrant’ genoemd. Zonder duidelijke doelen verval ik gemakkelijk in dit kwadrant. Voor een efficiënte week wil ik zo veel mogelijk in kwadrant 2 werken. Zaken die wel belangrijk zijn maar niet urgent. Hier is namelijk veel ruimte voor ontwikkeling en kansen.

Alles komt samen in het weekschema

Per dag vul ik aan het begin van de week de afspraken met anderen en mezelf in. Ik plan vanuit mijn rollen en zelfontwikkeling. Door dit te doen plan ik dus al vanuit kwadrant 2. Dit zijn belangrijke en urgente zaken die ervoor zorgen dat ik mijn doelen van deze week ga behalen en ik ook tijd maak voor mezelf en aan mezelf werk.

Voor elke taak denk ik na in welk kwadrant deze valt. Wanneer ik de weekplanning verder in ga vullen start ik met het plannen van de taken uit kwadrant 1 en 2. Ik zorg voor genoeg ruimte voor kwadrant twee. Dit helpt namelijk om het aantal taken in kwadrant 1 te verminderen.

Vervolgens bepaal ik elke dag de belangrijkste prioriteiten van die dag. Dus niet alleen op basis van urgentie maar ook op basis van belang.